文件化：我在專案中保持身心健康的方式
從懷疑到認同
「腦子好累喔，專案管理真的很吃腦子，我需要用文件來拯救自己維持不太久的理性狀態，還好有AI幫我保持邏輯（嘆氣）」，這是我近期的心得。
在數位時代的專案管理中，我曾經也認為文件化是繁瑣且無必要的工作，我也認為「planning is just guessing」。然而，經過多年的經驗，我逐漸意識到它不僅是一種記錄方式，更是推動專案成功的關鍵工具。
不管是一般的會議紀錄、共識建立的方案初稿，還是各種權宜處置方案的決議，如果沒有視覺化和文件化，很容易陷入多方認知分歧、各持己見的混亂局面。我學乖了，開始回到盡量文件化的模式。好在現在有AI工具，可以延伸我的知識地圖，也能在我腦波弱的時候，維持邏輯思考的架構，有效地產出涵蓋範圍完整且清楚條列的文件。
迭代式文件管理
我的文件管理模式其實很簡單：聽取多方意見，建立假設，建立草案，再聽取各方意見，迭代出多方同意的方案，然後一直重複這種流程。更新維護文件的版號跟更新的摘要，紀錄所有決策的轉折點跟多方協商過後的調整，最後集結起來變成一個樹狀的文件結構，最上層有一個master文件來統整整個專案的工作項目、里程碑、時程圖、知識庫、會議記錄、驗收標準、還有最新版的規格文件等。
文件化的長期價值
說起來矛盾，全面文件化看似嚴謹，卻大大給我推進專案的自由度。因為人們不僅不愛讀文件，更討厭寫文件，所以身為起草文件的我，總是有第一個話語權。藉由我擅長的全局觀跟深度傾聽同理的能力，畫出最俐落的前進路線，再讓各方表達concern跟微調。所以，隨著我撰寫的文件增長更迭，專案一步一步在深邃的幽谷中往光明開闊的盡頭前進。
專案結束了，也許大家慶功了，也不會有人再回頭去看這些文件，而這些文件就像歷史博物館一樣存在我的Dropbox裡面。你說這些文件還重要嗎?大概除了最終版的規格文件之外其他都不重要。但就如先前說的，寫文件的目的本來就不是為了預測所有未來，而是為了建構一個領先所有利害關係人認知的source of truth。這與哈佛商學院教授約翰·科特在《Leading Change》一書中的觀點不謀而合，他強調:「規劃不是為了預測未來，而是為了應對未來的不確定性。」1 科特的八步變革模型中，建立願景和策略以及有效溝通願景都強調了文件化在變革過程中的重要性。通過文件化，我們不僅記錄了變革的過程，更為未來的挑戰做好了準備。
結語與訣竅
我是這樣子看文件的，所以持續敲打著鍵盤，在明知我分享出去後，並不會有人認真看超過三行的情況下（相信我，連executive summary可能也沒人看）。但是我寫起來不會不甘願，我其實是為了我的身心健康而寫的。通過文件化，我可以梳理思路，建立清晰的專案藍圖，並在複雜的專案中保持冷靜和掌控感。
對於想要提升文件化效率的朋友，我有幾個小訣竅可以分享：
- 使用模板：為常見的文件類型創建模板，可以大大提高效率。
- 定期更新：養成定期更新文件的習慣，避免信息過時。
- 視覺化工具：利用流程圖、心智圖等視覺化工具，可以更直觀地呈現複雜信息。
- 協作平台：使用如Notion或Dropbox Paper等協作工具，方便團隊共同編輯和查閱文件。
- 簡潔為主：記住，好的文件應該簡潔明瞭，避免冗長的描述。
希望我的經驗和這些小技巧能為你提供一些啟發，讓文件化成為你專案管理的得力助手。
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Kotter， J. P. (1996). Leading Change. Harvard Business School Press.↩